Styret - leder
Styrevervets oppgaver etter rutinepermens v1.3.
Lederens oppgave er å lede styret, samt å delegere oppgaver.
Løpende rutiner
- Svare på e-post eller andre henvendelser fra medlemmer, styremedlemmer, eksterne kontakter og OSI.
- Delegere oppgaver, og følge opp andre styremedlemmer i deres oppgaver.
- Sjekke posthylla i forbindelse med hver trening. Se til at viktig post som regninger følges opp.
- Kommunisere med de andre kampsportgruppene i OSI om felles prosjekter (for eksempel oppvisning), lån av matter, forholdet til OSI og UI, osv.
- Informere klubbmedlemmene om klubbens arrangementer og aktiviteter, åpnings- og treningstider, møter og annet, inkl. oppfølging av betaling av OSI-avgift. Løpende, med en spesielt travel tid rundt semesterstart.
- Formidle informasjon til klubbmedlemmene fra OSI
- Kommunikasjon med klubbens webadministrator(er)
- Kommunikasjon med sosialkomiteen, slik at de kan planlegge sosiale arrangementer Løpende, spesielt i forbindelse med leire.
- Kommunikasjon med klubbens tekniske leder og TK
- Generere ideer til aktiviteter for klubben, ha et blikk for helheten og veien videre. Løpende, men ikke minst i forbindelse med at man lager virksomhetsplan i november.
- Følge opp årsmøtevedtak.
- Sette inn nye styremedlemmer i deres oppgaver. Januar eller etter behov.
Månedlige rutiner
- Kalle inn til jevnlige styremøter. Månedlig eller ved behov, bortsett fra i juli. Mellom 10 og 12 møter i året.
- Forberede styremøter, motta saker, lage saksliste, osv., i samarbeid med nestleder. I forkant av styremøter.
Årlige rutiner
- Sørge for at klubben søker OSI om treningstider i tide før hvert semester. Ca. midten av mai og midten av desember.
- Påse at instruktøroppsett er klart i god tid før semesterstart, etter tildeling av treningstider fra OSI. Juli og desember. Sommertreninger tildeles på forsommeren, og trenerkabal for sommeren bør være i orden så raskt som mulig etter det.
- Påse at lørdagstreninger får tildelt instruktør med minimum to ukers varsel.
- Sørge for at klubben har medlemmer på plass med flyers på Universitetets velkomstseremoni hver august, gjerne i drakt.
- Organisere oppvisning på Frederikkeplassen sammen med de andre kampkunstgruppene hver høst, og sørge for stand på OSI-dagen.
- Kontakte Universitas i god tid før første utgave hvert semester og få klubbens nybegynnerstart nevnt. Følge opp hver uke med reklame for nybegynnertreninger, morgentreninger, og andre tilstelninger som oppvisning osv. ”Ukas arrangementer” nås via til-plakaten@universitas.uio.no senest torsdag kl 1200 uken før utgivelse. Universitas kommer ut hver onsdag.
- Administrere klubbens innsats ved semesterstart: Informasjonstiltak, fastsettelse av nybegynnerstart sammen med styret og TK, opptrykk av nybegynnermapper, løsninger for betaling av OSI-avgift, kommunikasjon med nybegynnertrenere, osv. Januar og august
- Utarbeide virksomhetsplaner, rapporter, budsjett, osv. ift. OSI, i samarbeid med nestleder og kasserer. Hovedvekten av dette ligger i november/desember.
- Forberede årsmøte i klubben sammen med nestleder. Årsmøtet avholdes i november; datoen bør være klar senest oktober slik at flest mulig kan sette av dagen.
- Forberede og innkalle til fellesmøter mellom styret og Teknisk komité, i samråd med styre/nestleder og teknisk leder. En gang per halvår.
- Be TK ta en gjennomgang av basic teknikkform med semesterets instruktører hver semesterstart. Dette er særlig viktig for nybegynnerinstruktørene. Gjennomgangen kan for eksempel avholdes på en lørdags- eller søndagstrening før nybegynnerstart.
- Sammen med nestleder følge med at man iverksetter planlegging av leire: Vinterleir og Ostoff-leir, dvs. tidlig vår og sen høst:
- Bestille sensei
- Bestille lokaler
- Bestille hotell eller sted å bo
- Graderingspapirer
- Sende invitasjon til alle klubber
Som en tommelfingerregel bør styret være koordinert og i gang med semesterets oppgaver senest 1. august og 1. januar.
De ulike styrevervenes oppgaver
Leder
Nestleder
Materialforvalter
Sekretær
Kasserer
Webansvarlig
|
De som skal være med i styre og stell burde kjenne til at hvert sted har sin historie, og at den ikke må gå i glemmeboka |
| -Sidsel Ann Madsen |
